Machen wir uns nichts vor: Elternabende sind eine Herausforderung. Aber eine, die sich bewältigen lässt. Relativ unproblematisch sind Elternabende in einem bereits funktionierenden System, wenn sich also die Eltern bereits kennen, es eine gewählte Elternvertretung gibt und auch die meisten Fachlehrer sich längst vorgestellt haben. Lediglich Sie sind der/die Neue. In diesem Fall müssen nicht Sie allein den Abend vorbereiten und gestalten, als Partner stehen Ihnen die Elternvertretung zur Seite, die Ihnen in der Regel die meiste Arbeit – angefangen von der Vorbereitung über die Einladung bis zur Durchführung des Abends – abnimmt.

Anders ist es, wenn alle Beteiligten neu zusammengewürfelt wurden, wenn also der Elternabend in der ersten, fünften oder siebten Klasse stattfindet, dann wenn aus Kindern gerade erst Schulkinder geworden sind, oder wenn der Wechsel in eine weiterführende Schule stattgefunden hat. Denn jetzt liegt erst einmal die Hauptverantwortung bei Ihnen. Das hat aber auch Vorteile, denn so können weitgehend Sie bestimmen, wie der Abend ablaufen soll. Ein paar Regeln und Tipps zum Ablauf solcher Elternabende helfen Ihnen dabei.

Finden Sie den richtigen Termin! Sprechen Sie sich dafür mit Kollegen – insbesondere den Klassenlehrern der Parallelklassen, den Fachlehrern Ihrer Klasse, der Schulleitung und dem Hausmeister – ab. Auch die Wahl des Wochentags ist nicht unwichtig. Schließlich wollen Sie möglichst viele Eltern an diesem Abend begrüßen. Da lohnt es sich zu gucken, welche Tage erfahrungsgemäß am günstigsten für ein solches Treffen sind. Weder der Freitag noch der Tag vor einem Feiertag sind geeignet, weil gerade dann private Termine oder Reisen anstehen. Auch sollte man mögliche regionale Veranstaltungen im Auge haben. Oft werden Elternabende auf Dienstag-, Mittwoch- oder den Donnerstagabend gelegt. Gerade bei neuen Klassen übernimmt aber schon die Schulleitung in Absprache mit den Klassenlehrern die Terminplanung.

Mindestens zwei Wochen vor dem Termin sollten Sie allen Schülern eine Einladung an die Eltern mitgeben. Die beinhaltet unbedingt Ort, Zeit, vorgesehen Dauer und Tagesordnung, sowie einen Rückmeldeabschnitt zur Bestätigung und mit der Möglichkeit, weitere Themen vorzuschlagen.

Formulieren Sie den Text nicht zu bürokratisch und formal. Eher nett und sympathisch, sodass Eltern zur Teilnahme motiviert werden. Zum Beispiel:

Textmuster für die Elternbenachrichtigung

Liebe Eltern,

wie Sie bestimmt bereits wissen, bin ich seit Beginn des Schuljahres die Klassenlehrerin Ihrer Kinder. Gern möchte ich Sie zu unserem ersten Elternabend am xx um xx im Klassenraum Ihrer Kinder einladen. Dort können wir uns alle kennenlernen und wichtige inhaltliche und organisatorische Fragen besprechen. Folgende Tagesordnungspunkte schlage ich vor:

TOP 1 Begrüßung und Vorstellung der Klassenlehrerin

TOP 2 Informationen der Fachlehrer

TOP 3 Klassenklima, Leistungsstand und -bewertung

TOP 4 Der erste Wandertag

TOP 5 Wahl der Elternvertretung

TOP 6 Verschiedenes

Haben Sie weitere Themenwünsche? Dann nutzen Sie bitte die Empfangsbestätigung für weitere Vorschläge. Bitte geben Sie Ihrem Kind diesen von Ihnen unterschriebenen Abschnitt bis zum (Datum) mit in die Schule.

Ich grüße Sie herzlich und freue mich über Ihr Kommen.

Der erste Elternabend sollte im Klassenraum stattfinden. So können Eltern sehen, wo ihre Kinder lernen und welche Materialien es gibt. Legen Sie einen Sitzplan aus, dann kennen die Eltern auch die Namen der Sitznachbarinnen und -nachbarn ihrer Kinder. Sorgen Sie für eine angenehme Atmosphäre im Klassenraum, dazu gehört mindestens, dass er ausreichend gelüftet und aufgeräumt ist. Arrangieren Sie eine Sitzordnung, bei der alle sich ansehen können, also in U-Form oder als Sitzkreis. Später können Elternabende auch an anderen Orten mit höherem Sitzkomfort als zum Beispiel auf Erstklässlerstühlen stattfinden – etwa in der Bibliothek, dem Lehrerzimmer oder auch in einer Gaststätte.

Seien Sie mindestens eine Viertelstunde vor Beginn des Elternabends vor Ort, so können Sie die eintreffenden Eltern in Ruhe und per Handschlag begrüßen. Natürlich können Sie sich nicht auf Anhieb alle Elternnamen merken und auch nicht alle Eltern werden sich untereinander kennen. Geben Sie deswegen den Eltern Namensschilder, auf denen sie ihren Namen und den ihres Kindes aufschreiben können. So haben alle die Möglichkeit, sich mit Namen anzusprechen. Denken Sie auch an eine Anwesenheitsliste, die Sie zu Beginn des Abends in Umlauf geben.

Nicht für alle Mitglieder einer neuen Gruppe ist es einfach, sich zu Wort zu melden. Lockern Sie die Situation etwas auf, indem Sie den Eltern die Gelegenheit geben, sich ganz kurz vorzustellen, etwa so: "Wir sind Hans und Claudia Müller, die Eltern von Klara." So hat jeder die erste Barriere überwunden und die Atmosphäre ist gleich viel lockerer. Jetzt sind Sie dran. Beschränken Sie sich bei Ihrer Vorstellung auf Ihren beruflichen Werdegang. Versuchen Sie, einen Freiwilligen fürs Protokoll zu finden, damit auch Eltern, die nicht teilnehmen konnten, informiert sind. Es reicht ein kurzes Ergebnisprotokoll, das nicht sehr viel Arbeit erfordert.

Jetzt wird über die Tagesordnung beziehungsweise über mögliche Veränderungen dazu abgestimmt. Berichten Sie dann über Ihr eigenes Fach, beziehungsweise Fächer, über Inhalte, Leistungsanforderungen und Leistungsbeurteilungen. Das gleiche sollten – wenn möglich – nun auch die Fachlehrer tun, die Sie speziell für diesen Tagesordnungspunkt eingeladen haben.

Erzählen Sie, welchen Eindruck Sie von der Klasse haben, ob sich die Kinder gut eingelebt haben, wie Lernbereitschaft und Interesse am Unterricht sind. Aber Vorsicht: Weisen Sie nicht auf einzelne Kinder hin. Gibt es Probleme mit oder Fragen zu einzelnen Kindern, dann ist der Elternsprechtag oder ein gesonderter Termin die passende Gelegenheit für eine Aussprache.

Es folgen die anderen Tagesordnungspunkte bis es schließlich zur Wahl der Elternvertretung kommt.

Wahl, Organisation und Aufgaben der Elternvertretung sind in den Bundesländern unterschiedlich geregelt. Informieren sie sich vorab darüber. Nicht alle Eltern sind über die Arbeit einer Elternvertretung informiert. Gerade Eltern von Erstklässlern werden dankbar sein für Ihre Informationen. Kleiner Nebeneffekt: Sie wirken auch bei diesem Thema kompetent. Vielleicht haben einige Eltern bereits Erfahrungen in diesem Amt gesammelt. Fragen Sie nach und lassen diese Eltern berichten. Nichts ist so authentisch wie Informationen aus erster Hand. Für die Wahl, die protokolliert werden muss, gibt es in der Regel bereits Vordrucke in der Schule. Die Wahl selbst wird dann von den Eltern durchgeführt.

Fehlt bloß noch der Tagesordnungspunkt Verschiedenes. Der kann sang- und klanglos abgehakt werden, er kann aber auch unangenehme Überraschungen bergen, weil einzelne Eltern diesen Tagesordnungspunkt nutzen, um bestimmte Vorkommnisse in der Klasse, Regeln und Gepflogenheiten der Schule, Noten oder Bewertungen zu thematisieren. Dies ist aber nicht Sinn dieses Tagesordnungspunkts, sondern hätte gegebenenfalls bei einem der inhaltlich passenden Tagesordnungspunkte diskutiert werden können. Doch dafür ist es jetzt zu spät. Sie können aber vorschlagen, möglichst bald einen weiteren Elternabend einzuberufen, der dann gemeinsam mit der Elternvertretung organisiert wird. Und bei Problemen, die lediglich einzelne Eltern betreffen, verabreden Sie mit diesen einen gesonderten Termin.

Was jetzt noch fehlt: Der Dank an alle Beteiligten für ihre Teilnahme und Unterstützung.

Und damit ist Ihr erster Elternabend schon Geschichte! Jetzt warten Sie noch auf das Protokoll, das Sie dann mit ein paar netten Worten an alle Eltern weiterleiten.

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