Auf Englisch telefonieren

• Englisch telefonieren ist eine zentrale berufliche Schlüsselkompetenz. Internationale Zusammenarbeit erfordert sprachliche Sicherheit, da fehlende visuelle Hinweise präzise Kommunikation und gutes Hörverständnis notwendig machen.
• Gute Vorbereitung erleichtert jedes englische Telefonat. Gesprächsleitfäden, wichtige Fachbegriffe und mögliche Gesprächsverläufe helfen, typische Situationen souverän zu meistern und Missverständnisse zu vermeiden.
• Standardsituationen lassen sich durch klare Formulierungen strukturiert bewältigen. Dazu gehören Selbstvorstellung, Nachrichten hinterlassen, Termine abstimmen sowie Umgang mit Unklarheiten, was die Professionalität beim Telefonieren erhöht.

In unserer vernetzten Weltwirtschaft ist die Fähigkeit, auf Englisch zu telefonieren, längst von der Zusatzqualifikation zur Kernerfordernis geworden. Deutsche Unternehmen sind vielfach in globale Lieferketten und internationale Märkte eingebunden – und Englisch dient als universelle Geschäftssprache. In kaufmännischen Ausbildungen, aber auch in vielen anderen Zweigen, steht es daher unumstößlich auf dem Stundenplan.

Die telefonische Kommunikation stellt für viele Auszubildende und Berufstätige eine Herausforderung dar: Bei E-Mails hat man Zeit zum Nachdenken und Überarbeiten, und anders als bei Videokonferenzen fehlen bei Telefonaten visuelle Hinweise, Mimik und Gestik, was eine erhöhte sprachliche Präzision und ein besseres Hörverständnis erfordert. Der internationale Geschäftspartner oder die internationale Geschäftspartnerin erwartet nämlich nicht nur fachliche Kompetenz, sondern auch sprachliche Sicherheit, um Vertrauen aufzubauen.

Wer souverän auftritt und professionell auf Englisch telefonieren kann, verschafft sich und seinem Unternehmen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil und öffnet Türen zu internationalen Karrieremöglichkeiten – das sind hervorragende Gründe, um Englisch während der Berufsausbildung intensiv zu trainieren.

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Das erfolgreiche Telefonieren auf Englisch beginnt schon vor dem eigentlichen Gespräch. Nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um sich die Kernbotschaften auf Englisch ins Gedächtnis zu rufen und mögliche Gesprächsverläufe durchzuspielen. Ein schriftlicher Gesprächsleitfaden mit Stichpunkten und vorformulierten Schlüsselsätzen gibt zusätzliche Sicherheit.

Besonders hilfreich ist es, wenn Sie sich vorher branchenspezifische Fachbegriffe und Zahlen notieren, die im Gespräch vorkommen könnten. Wie bei allen wichtigen Gesprächen ist es sinnvoll, vorab eine Agenda zu senden – Sie können sich zu allen Agendapunkten Inhalte auf Englisch zurechtlegen.

Üben Sie typische Gesprächssituationen, um bei englischen Telefonaten nicht nach Worten suchen zu müssen. Standardsituationen sind zum Beispiel:

Sich vorstellen und Gespräch einleiten

• Selbstvorstellung: "Good morning/afternoon, this is [Name] from [Company]."
• Gesprächszweck benennen: "I'm calling regarding our upcoming project meeting."
• Höfliche Nachfrage: "Is this a convenient time to talk?" oder "Do you have a few minutes to discuss...?"

Nachrichten hinterlassen und entgegennehmen

• Strukturierte Sprachnachricht: Name, Firma, Anliegen, Rückrufnummer (langsam sprechen!)
• Annahme von Nachrichten: "May I take a message?" oder "Would you like me to pass on a message?"
• Verbindlichkeit signalisieren: "I'll make sure Mr./Ms. [Name] gets your message as soon as possible."

Termine vereinbaren und verschieben

• Konkrete Zeitvorschläge machen: "Would Tuesday at 2 p.m. work for you?"
• Zeitzonenunterschiede beachten: "That would be 2 p.m. Central European Time, which is 8 a.m. your time."
• Bei Terminverschiebungen Entschuldigung und Alternative anbieten: "I’m sorry we have to postpone this meeting. Would Tuesday at 2 p. m. work for you instead? "
• Terminbestätigung ankündigen: "I'll send you a calendar invitation to confirm."

Mit Unklarheiten und Verständnisproblemen umgehen

• Höflich um Wiederholung bitten: "I'm sorry, could you please repeat that?"
• Um langsameres Sprechen bitten: "Could you speak a little more slowly, please?"
• Verständnis absichern durch Paraphrasieren: "So if I understand correctly, you're saying that..."
• Bei Fachbegriffen nachfragen: "Could you explain what you mean by [term], please?"
• Buchstabieren lassen: "Could you spell that for me, please?"

Praktische Tipps für alle Situationen

• Aktives Zuhören signalisieren durch kurze Bestätigungen ("I see", "Right", "Understood")
• Bei schlechter Verbindung sofort reagieren: "I'm having trouble hearing you clearly."
• Am Ende des Gesprächs nächste Schritte zusammenfassen: "So to summarize, I will..."
• Höflich beenden: "Thank you for your time. I look forward to speaking with you again."

Wer die Grundlagen des englischsprachigen Telefonierens beherrscht, wird bald mit komplexeren Kommunikationsaufgaben konfrontiert. Dazu können Folgende gehören:

Verhandlungen führen

• Diplomatische Formulierungen nutzen: "I appreciate your position, however..."
• Konditionalformen einsetzen: "We would be prepared to offer X if you could consider Y."
• Zwischenergebnisse regelmäßig zusammenfassen: "So we've agreed on points A and B, and we're still discussing C."
• Konstruktive Alternativen statt direkter Ablehnung verwenden: "What we could offer instead is..."

Probleme lösen und Beschwerden bearbeiten

• Aktives Zuhören signalisieren: "I understand your concern about..."
• Empathie zeigen: "I can see why this is frustrating for you."
• Lösungsorientiert kommunizieren: "Let me suggest a way forward."
• Verbindliche Zusagen mit konkretem Zeitrahmen machen: "I will personally look into this and get back to you by tomorrow afternoon."

Die Beherrschung dieser fortgeschrittenen Gesprächssituationen erfordert Übung und interkulturelles Fingerspitzengefühl.